Stellenausschreibung: Office Manager

Verein zur Förderung der International Holocaust Remembrance Alliance (IHRA) e.V.

Position: Office Manager (Verwaltungsangestellter/in) (m/w/d)

Laufzeit: 25 Stunden pro Woche

Einstieg: Ab Juli

Bewerbungsfrist: 20.06.2020

Stellenbeschreibung
Die International Holocaust Remembrance Alliance (IHRA) ist auf der Suche nach einer/m Office Manager, die/der das Permanent Office (PO) bei der Erledigung administrativer Aufgaben unterstützt. Das neue Teammitglied wird insbesondere mit buchhalterischen Aufgaben betraut sein.

Sie sollten solide Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung und Personalverwaltung mitbringen. Da Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten werden, erwarten wir ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität. Die Fähigkeit sich selbst zu organisieren und eigenverantwortlich zu arbeiten ist zentral. Idealerweise profitieren wir deshalb von Ihren Erfahrungen und bei entsprechender Eignung können Sie Ihren täglichen Arbeitsablauf sowie die Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich selbst gestalten. Sie arbeiten direkt dem Deputy Executive Secretary zu. Neben einem guten Gespür für Zahlen ist für diese Tätigkeit auch erforderlich, auf Deutsch und Englisch mit unseren Partnern zu kommunizieren.

Wir bieten ein offenes und einladendes Arbeitsklima in einem netten Team. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns wichtig und die Arbeitszeit kann flexibel gestaltet werden. Selbstverständlich müssen auf betriebliche Belange Rücksicht genommen werden, aber in der Regel sind auch kurzfristige Änderungen der Arbeitszeiten möglich.

Der Aufgabenbereich der/des Office Manager wird folgende Tätigkeiten beinhalten, die bei Bedarf und auf Anweisung der Executive Secretary noch ergänzt oder geändert werden können:

• Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Reisekostenabrechnungen mit der Software Starmoney
• Erstellung der wöchentlichen Zahlläufe
• Vorbereitende Buchhaltung und Budgetführung IHRA interner und externer Projekte (internationale Projektförderung)
• Koordination mit den Projektverantwortlichen und Controlling
• Er/Sie bereitet u.a. gemeinsam mit dem Deputy Executive Secretary den Jahresabschluss des POs vor
• Erstellung von Übersichten mittels Microsoft Word und Excel Monatliche Kontenabstimmung und Korrespondenz mit externem Buchhalter / Steuerberater
• Übertragung der monatlichen Buchführung in das Gesamtbudget
• Zuarbeit bei Prüfungen durch die Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger
• Zuarbeit bei der Durchführung der Lohn und Gehaltsabrechnung
• Führung des Personalbudgets
• Unterstützung bei der Reiseplanung
• Beantworten von Telefonaten
• Sicherstellung des reibungslosen Büroablaufs (Material- und Ressourcenverwaltung inkl. Bestellung und Lagerung)
• Administrative Unterstützung für IHRA Meetings in Berlin und auswärts
• Korrespondenz mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden, Versicherungen und anderen Dienstleistern
• Korrespondenz mit dem Hausvermieter (Facility Management)
• Verantwortlichkeit für die Einhaltung der Aktenstruktur

Anforderungen an die/den Berwerber/in:
• Kaufmännische Ausbildung wünschenswert (insbesondere mit Hinblick auf Buchhaltung und Budgetführung)
• Wir würden uns über Bewerber/innen mit Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung und administrative Projektunterstützung freuen, aber noch wichtiger ist uns eine proaktive Einstellung und der Wille, sich schnell in den Arbeitsbereich einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicher im Umgang mit Microsoft Word und Excel
• Erfahrung im Umgang mit Microsoft SharePoint ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
• Detailorientiert und eigeninitiativ
• Fähigkeit und Bereitschaft, gelegentlich auch unter Zeitdruck gute Ergebnisse abzuliefern
• Bereitschaft in einem kleinen und internationalen Team zu arbeiten

Wir bieten eine unbefristete Teilzeitstelle. Derzeit ist die Position auf 25 Stunden pro Woche ausgelegt, was gegebenenfalls – abhängig von den Erfordernissen der IHRA und der Verfügbarkeit der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers – in Zukunft erhöht werden kann. Das Monatsbruttogehalt beträgt 2125 €. Wenn Sie sich von dieser Ausschreibung angesprochen fühlen und sich vorstellen können, die IHRA bei ihrer internationalen Arbeit zu unterstützen, dann würden wir uns sehr über Ihre Bewerbung freuen. Bitte fassen Sie Ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate) in einem PDF-Dokument zusammen und schicken dieses an recruitment@holocaustremembrance.com

Über die International Holocaust Remembrance Alliance (IHRA)
Die IHRA besteht derzeit aus 34 Mitgliedsstaaten, die ihrerseits Regierungsvertreter/innen und nationale Expert/innen aus dem Bereich der Holocaust-Bildung, -Erinnerung und –Forschung für die Zusammenarbeit auf internationaler Ebene entsenden. Ziel der Organisation ist es, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit auf internationaler Ebene zu stärken und die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Holocaust-Bildung, -Erinnerung und -Forschung zu fördern. Zu diesem Zweck führt die IHRA Diplomaten und Experten mehrmals im Jahr zusammen, um gemeinsame Strategien und Empfehlungen auf politischer, bildungspolitischer, akademischer und erinnerungspolitischer Ebene zu erarbeiten. Darüber hinaus ist es Aufgabe der IHRA, transnationale Projekte zu fördern und durchzuführen, die darauf zielen, Holocaust-Bildung, -Erinnerung und -Forschung über nationale Grenzen hinweg gemeinsam auf den Weg zu bringen.

Das Ständige Sekretariat der IHRA mit derzeit zehn festen Mitarbeitern/innen und zusätzlichen Aushilfen koordiniert die Aktivitäten der IHRA. Es berät und unterstützt den jährlich wechselnden Vorsitz der IHRA bei der Umsetzung ihrer/seiner politischen Prioritäten, wirkt bei der Vorbereitung von Plenarsitzungen mit, implementiert politische Grundsatzempfehlungen des Plenums und repräsentiert die IHRA bei internationalen Zusammenkünften. Darüber hinaus verwaltet das Sekretariat das Projektförderungsprogramm und unterstützt die Arbeitsgruppen in inhaltlicher und administrativer Hinsicht bei der Durchführung von IHRA Projekten.

Falls Sie Fragen haben sollten und mehr Informationen über die IHRA oder die ausgeschriebene Stelle benötigen, beantworten wir Ihnen diese gerne jeden Mittwoch zwischen 13:00 und 17:00 Uhr. Bitte melden Sie sich hierfür bei Herrn Lennart Aldick (030 / 2639 666 0).

 

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Photo courtesy of Salzburg Global Seminar.